Checkliste: Messestand-Briefing – so gehen Sie am besten vor!

Wie ein großer Berg bäumt sich die neue Aufgabe vor Ihnen auf: Sie haben die gesamte Verantwortung übertragen bekommen, einen Messeauftritt für Ihr Unternehmen zu organisieren. Ein großer Teil betrifft das Planen des Messestands. Doch was ist der erste Schritt, um diesen Berg zu bewältigen? Wo fangen Sie an?

Ein guter Startpunkt ist das Messestand-Briefing. „Wie soll der Messestand wirken? Was ist unsere Botschaft? Welche Produkte und Services wollen wir zeigen?“ Viele konkrete Fragen sind zu klären. Um die Besprechung mit dem Messebauer möglichst effizient zu gestalten, machen Sie sich am besten mit Ihrem Team bereits im Vorfeld Gedanken zu den einzelnen Themenblöcken.

Eine strukturierte Briefing-Vorlage hilft Ihnen dabei, sich über die wichtigsten Punkte klar zu werden. Was Sie dabei beachten sollten und wie Sie sich vorbereiten können, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Je besser das Messestand-Briefing, desto besser das Ergebnis!

Sie wollen natürlich, dass der Messeauftritt ein voller Erfolg wird. Dabei ist das Messestand-Briefing entscheidend, denn es hilft dem Messebau-Unternehmen zu verstehen, was Sie auf der Messe erreichen möchten. Auf der Basis, die Sie mit Ihrem Team erarbeitet und im Briefing zusammengefasst haben, können das Design und die Funktionalität des Standes optimal an Ihre Messeziele angepasst werden.

Für einen besseren Überblick haben wir Ihnen eine Checkliste erstellt, anhand derer Sie sich Schritt für Schritt an die Klärung der wichtigsten Fragen machen können.

1.   Stellen Sie Ihr Unternehmen vor

Nur so bekommt der Messebauer ein besseres Gefühl, mit wem er es zu tun hat. Nehmen Sie sich Zeit für diese Vorstellung, denn dies erspart in der weiteren Zusammenarbeit viele Missverständnisse.

• Wo ist ihr Firmensitz?
• Wie groß ist Ihr Unternehmen?
• Welche Produktbereiche haben Sie und in welchen Märkten sind Sie aktiv?
• Was sind Ihre Kernkompetenzen?
• Was sind Ihre allgemeinen Unternehmensziele?
• Was ist Ihr Selbstverständnis bzw. Corporate Identity?
• Wie sehen Ihre Corporate Design Vorgaben (Farben, Logos, Claim, Schrift,..) aus?
• Wer sind Ihre Wettbewerber und was sind deren Stärken bzw. Schwerpunkte?

Gerade der letzte Punkt sollte im Messestand-Briefing nicht vergessen werden. Denn beim Design und der Konzeptentwicklung für Ihren Messestand wird ein guter Messebau-Partner im Hinterkopf behalten, in welchem Wettbewerbsumfeld sich Ihr Messeauftritt bewegt. So kann er bestmöglich verstehen, wie Sie sich abheben wollen und wie das Stand Design optimal dazu beitragen kann.

2.   Definieren Sie Ihr Messekonzept

Gemeinsam mit Ihrem Messebauer steuern Sie auf ein Ziel zu – Ihr erfolgreicher Messeauftritt! Das Messestand Design kann entscheidend dazu beitragen, wie gut Sie Ihre Messeziele erreichen. So kann es Ihre Ziele zum Beispiel durch eine offene Gestaltung mit viel Raum für Kommunikation unterstützen, oder es kann umgekehrt durch eine eher geschlossene Bauform den Anspruch von Exklusivität unterstreichen und gezielten Zugang für Messebesucher mit Termin gewähren.

Doch all dies kann nur erreicht werden, wenn es in Ihrem Messestand-Briefing konkret und klar definiert wird! Werden Sie sich dabei über folgende Punkte klar und sprechen Sie mit Ihrem Messebauer darüber.

• Wer sind Ihre Zielgruppen und was sind deren Erwartungen?
• Was sind Ihre Messeziele? Beispielsweise kann dies die reine Stammkundenpflege sein, wie sie nach der langen Corona-Pause bei vielen Unternehmen im Mittelpunkt stand. Oder die Markteinführung Ihrer neuen Produktlinie ist der Hauptgrund für Ihre Messebeteiligung. Oder Sie möchten in einen neuen Markt eintreten und Ihre Marke bekannt machen.
• Wie sollen Stil/Tonalität/Qualität des Auftritts sein?
• Welches Thema hat der Messeauftritt? Gibt es ein Motto?
• Was sind die Unternehmens-, Markt-, Produktbotschaften?
• Welche Exponate sollen präsentiert werden?

3.   Machen Sie Angaben zur Messe und Ihrer Standplatzierung

Nun werden die technischen Rahmenbedingungen auf der Messe besprochen, die bei der Planung und beim Bau des Messestandes beachtet werden müssen.

• Um welche Messe handelt es sich (Messebezeichnung, Datum, Ort)?
• Welche Halle, Standnummer?
• Welche Standgröße wurde gebucht?
• Was für eine Art des Standes liegt vor (Kopfstand, Reihenstand, Inselstand, Eckstand)?
• Wie ist die Besucherstromrichtung?
• Welche Standflächen haben die Mitbewerber/Standnachbarn?
• Was ist die zulässige Bauweise, Bauhöhe bzw. welche Veranstalterrichtlinien gibt es?
• Wann sind die Auf- und Abbauzeiten?

4.   Welche Funktionen soll der Stand haben?

Entsprechend der Messeziele können nun konkrete Funktionen des Messestands abgeleitet werden, so dass der Messestand beispielsweise für Mitarbeiter vor Ort ein optimaler Arbeitsraum wird und einen reibungslosen Standbetrieb gewährleistet. Anderseits gilt es immer die Kosten im Blick zu behalten und darauf zu achten, dass mit der gebuchten Fläche so effizient wie möglich umgegangen wird.

• Werden offene und geschlossene Kommunikationszonen benötigt?
• Wie wird die Bewirtungszone gewünscht und was muss sie leisten können?
• Sind Besprechungsräume sinnvoll?
• Brauchen Sie Versorgungsräume (Küche, Lager, Personalraum, Garderobe…)?
• Gibt es eine Infothek bzw. Rezeption?
• Welche Medien wollen Sie einsetzen (zum Beispiel Touchscreens zum Selbstbedienen für die Besucher, große LED-Wände als Imageträger, womit arbeiten Ihre Standmitarbeiter)?
• Kommen Besuchermanagement-Systeme zum Einsatz
• Welche und wie viele Grafiken sollen eingesetzt werden?
• Wie viele Mitarbeiter werden auf dem Stand sein?
• Sind Events auf dem Stand geplant (z.B. Kundenabende, Presse-Events, Live-Moderationen)?

5.   Welche Exponate wollen Sie zeigen?

Bestimmt wollen Sie Ihre einzigartigen Produkte zeigen, oder Ihre Neuheiten entsprechend inszenieren. Immerhin sind Sie das Herz Ihres Unternehmens. Geben Sie dem Messebau-Unternehmen möglichst konkrete Informationen im Briefing mit, damit er die Exponate im Design des Messestandes zielorientiert berücksichtigen und entsprechend platzieren und inszenieren kann.

• Haben Sie eher große Exponate oder kleine? Was sind die genauen Maße, Gewicht und der Platzbedarf (z.B. Öffnen einer Tür)?
• Haben Sie schon eine grobe Idee der Positionierung?
• Brauchen Sie dafür Strom oder Druckluft oder sonstige besonderen Vorkehrungen? Muss das Exponat zum Beispiel abgesperrt werden? Ist es so klein oder wertvoll, dass man es am besten hinter Glas oder in einer Vitrine präsentiert?
• Wie läuft die Inbetriebnahme und Vorführung am Stand ab?
• Würde ein individuell angefertigtes Display Ihr Produkt am besten in Szene setzen?
• Gibt es sonstige Besonderheiten?

6.   Wie hoch ist Ihr Budget?

Nun haben Sie viele Ideen und Anforderungen gesammelt, jetzt sollten Sie in dem Messestand-Briefing noch Angaben zu Ihrem Budget machen. Diese Frage wird immer wieder diskutiert und manche Aussteller vertreten die Position: der günstigste Anbieter soll den Messestand bauen. Dies ist im Sinne Ihrer Zielerreichung jedoch die schlechteste Option, denn beim Messestand ist es ein bisschen ähnlich wie beim Autokauf: Sie können Ihren Messestand in unterschiedlichen Qualitätsklassen erhalten, wie zum Beispiel einen Kleinwagen, einen Mittelklasse-Wagen oder eine Luxus-Limousine. Ihr Messebauer benötigt eine grobe Vorstellung davon, wie hoch Ihr Budget ist, denn daraufhin wird er Materialien, Design-Details und den Aufwand in Produktion und Aufbau abstimmen. Er wird innerhalb des Budgetrahmens das Beste herausholen und in preislichen Ausführungsvarianten denken. Diese bilden im Übrigen auch eine gute Beratungsgrundlage, wenn die Entwürfe später besprochen werden. Dann haben Sie eine viel genauere Vorstellung und können sich über Optionen besser klar werden. Darüber hinaus gibt es Ihrem Messebauer Spielraum für kreative Ideen, wovon Sie in der anschließenden Besprechung profitieren. Achtet er nur auf einen möglichst günstigen Preis, würde er mit seinen Ideen möglicherweise nicht das volle Potenzial ausschöpfen.

• Welches Budget steht für den Standbau zur Verfügung?
• Welche Ausgaben sind ggf. für Grafiken/Werbetechnik eingeplant?
• Haben Sie noch weitere Ausgaben für Medientechnik oder sonstige Leistungen bedacht?
• Welches Budget wird für messeseitige Leistungen benötigt (z.B. Leergut, technische Anschlüsse, Abhängepunkte)?
• Welche Services kommen ggf. noch hinzu? (z.B. Catering, Ausstattung für Bewirtung, etc.)

Bei der Bestimmung dieser Kosten berät Sie Ihr Messebauer aber auch gerne im Vorfeld oder während des Briefings.

Übrigens: wir von der Externen Messeabteilung entwickeln nicht nur individuelle Standdesigns. Wir produzieren Ihren Messestand auch Inhouse in unseren eigenen Werkstätten. Wir wissen, was zu welchen Kosten machbar ist und finden Lösungen, die Ihrem Budget entsprechen.

Perfekt! Ihr Messestand-Briefing ist vorbereitet!

Wenn Sie all diese Fragen beantwortet haben, sind Sie optimal für das Briefing Ihres Messestandes vorbereitet! Nun braucht es nur noch eine übersichtliche, schriftliche Zusammenfassung. Denken Sie dran, dass Kommunikation in der Zusammenarbeit mit dem Messebauer das A und O ist. Wenn Sie diese schon beim Briefing gut starten, ebnet das den Weg für ein zielorientiertes Standdesign und einen gelungenen Messeauftritt! Damit Sie nochmals alle Punkte in Ruhe durchgehen und abharken können, haben wir ihnen hier die Checkliste zum Ausdrucken vorbereitet: Messestand_Briefing-Checkliste_PDF

Ein Tipp zum Schluss: Ein gutes Messebau-Unternehmen wird sich mit Fragen zurückmelden und das Briefing mit Ihnen gemeinsam durchgehen. Sie sollten sich daher neben Ihrem schriftlichen Briefing die Zeit für ein Briefing-Gespräch einrichten. Dies ist auch für beide Seiten eine wunderbare Möglichkeit, sich kennenzulernen.

Denn Ihr Messebauer ist der wichtigste Dienstleister im Zusammenhang mit Ihrem Messeauftritt. Egal, was im Verlauf des Projekts auch passiert und je stressiger es wird, je näher Sie dem Messetermin kommen – Sie sollten sich vertrauen können und das gute Gefühl haben, dass Sie sich auf Ihren Messebauer hundertprozentig verlassen können.

Sie sind noch auf der Suche nach einem passenden Messebauer?

Dann sprechen Sie uns an! Mit unserem „Rund-um-sorglos“ Paket kümmern wir uns um alles, was Sie für Ihren gelungenen Messeauftritt benötigen. Im gesamten Prozess denken wir für Sie mit, behalten die Deadlines im Auge und halten Ihnen den Rücken frei – als Partner auf Augenhöhe, bis der Messestand wieder abgebaut wird.