Praxistipp: Grundlagen der Messeplanung

Sehen und gesehen werden! Wer seine Produkte und Dienstleistungen einem interessierten Publikum vorstellen will, kommt an einer Messeteilnahme nicht vorbei. Denn hier können Sie nicht nur Neuheiten präsentieren und sich am Markt positionieren, sondern auch wertvolle Geschäftskontakte knüpfen und vertiefen. Entscheidend für den Erfolg bei der Messeplanung ist die Auswahl der richtigen Messe. Vermeiden Sie eine ineffiziente „Hängepartie“ und gehen Sie bei der Messeplanung strategisch vor – Mit diesem ersten klugen Schachzug finden Sie mit Sicherheit die richtige Messe.

Von den Messezielen zur Messeplanung

Bevor Sie an die Auswahl und Planung der Messe oder Ihres Messestands gehen, sollten Sie die Ziele Ihres Unternehmens sowie die daraus abgeleiteten Vertriebs- und Marketingstrategien genau definieren. Denn diese bilden die Basis für die Auswahl der passenden Messe. Eine wertvolle Informationsquelle ist diesbezüglich die Website des AUMA, der Ausstellungs- und Messe-Ausschuss der Deutschen Wirtschaft, wo Sie kostenlos umfassende Daten und Tipps sowohl zu B2B- als auch zu B2C-Messen bekommen. Zudem können Sie gezielt nach bestimmten Messestandorten und -Zeiträumen suchen. Lesen Sie mehr in unserem Blog-Beitrag: AUMA – Unterstützung für Ihren Messeauftritt

Erstens: Überlegungen zum Messe- oder Veranstaltungstyp

Es gibt 3 grundlegende Messetypen, die bei der Messeplanung zur Auswahl stehen:

Verbrauchermessen: Verbrauchermessen richten sich meist an Endverbraucherinnen und -verbraucher im regionalen Umfeld. Bekannte Verbrauchermessen sind der Maimarkt Mannheim, die größte regionale Verbrauchermesse Deutschlands, die Einkaufs- und Erlebnismesse offerta Karlsruhe oder die Genussmesse Plaza Culinaria in Freiburg.
Regionale, nationale und europäische Fachmessen: Diese Messen adressieren ein spezifisches Fachpublikum und bieten eine Plattform für den Austausch unter Experten. Bekannte deutsche Fachmessen sind die Essen Motor Show, die logiMAT, die The Battery Show Europe oder die Leipziger Buchmesse. In Freiburg findet beispielsweise die GETEC
Internationale Weltleitmessen: Diese Messen sind global führend in ihrer Branche und ziehen Aussteller und Besucher aus der ganzen Welt an. Als Weltleitmessen gelten beispielsweise die Intersolar, die Medica, die electronica, die IFAT, die Interpack, die EMO oder die Agritechnica.

Wichtig: Die Messewelt ist zudem dynamisch und immer in Bewegung. Durch neue Branchen entstehen immer wieder neue Messen wie die ADAS, die Messe für autonomes Fahren in Stuttgart, die Heat Expo Dortmund, die Polis Mobility Köln oder die Quantum Effects in Stuttgart. Es kann also durchaus sein, dass im nächsten Jahr für Ihre Unternehmen eine andere Messe mehr Relevanz hat als die aktuell favorisierte.

Kongress, Symposium, Jahrestagung – weitere Veranstaltungstypen:

Außerdem gibt es zahlreiche Fachmessen und Ausstellungen, die im Rahmen von nationalen und internationalen Kongressen, Symposien und Jahrestagungen von Fachverbänden stattfinden. Diese sind wichtige Branchen-Plattformen, um sich zu vernetzen, aktuelle Entwicklungen zu präsentieren und sich über neueste Trends und Innovationen zu informieren. Die Industrie ist dort regelmäßig mit Messeständen vertreten, um ihre technischen Neuerungen zu präsentieren. Diese begleitenden Fachmessen bilden einen vierten „Messetyp“. Kongresse finden häufig an wechselnden Orten statt. So kommt 2025 beispielsweise der Weltkongress IAACD / EACD nach Heidelberg, die ECerS nach Leipzig. Jährlich finden nationale Kongresse wie der HNO Kongress, die DGPRÄC Jahrestagung oder der DOG Kongress statt. Beispiele in unserer Region sind die DGKFO, die 2024 in Freiburg stattfindet und aus der IT-Branche das jährlich stattfindende CloudFest im Europapark.

Zweitens: weitere Auswahlkriterien für Ihre Messeplanung

Neben der grundsätzlichen Entscheidung für einen dieser drei bzw. vier Messetypen sollten Sie bei der Auswahl der Messe weitere wichtige Kriterien berücksichtigen.

Stellenwert in der Branche – Wie bekannt und renommiert ist die Messe?
Standort, Termin und Turnus – Wo, wann und wie oft findet die Messe statt?
Qualität und Entwicklung der Messe – Wächst die Messe oder schrumpft sie?
Thematischer Fokus – Passt der Fokus zum Unternehmens- und Produktportfolio?
Besucherstruktur und -erwartungen – Kommt die gewünschte Zielgruppe zur Messe?
Ausstellerstruktur und -angebot – In welchem Umfeld bewege ich mich?
Messekosten und verfügbares Budget – Kann sich das Unternehmen die Messe leisten oder muss nachgebessert werden?

Drittens: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Messeauswahl

Sie sehen: Die Vielfalt an Messen, Kongressen und Veranstaltungen ist riesig. Um sicherzustellen, dass Sie Ihr Unternehmen auf der richtigen Messe präsentieren, sollten Sie folgende Schritte in Ihrer Messeplanung unternehmen:

Grundlegende Recherche: Nutzen Sie die AUMA-Datenbank, um gezielt nach Messen zu suchen, die zu Ihrem Fachgebiet und Unternehmensschwerpunkt passen.
Überprüfung der Veranstalterwebseiten: Informieren Sie sich über Ausstellerlisten und Besucherzahlen, die auf den Webseiten der Messeveranstalter veröffentlicht werden.
Erfahrungen anderer Aussteller einholen: Sprechen Sie mit Ausstellern aus der gleichen oder ähnlichen Branche über deren Erfahrungen.
Besuch der Messe vorab: Wenn möglich, besuchen Sie die Messe zunächst als Besucher, um sich selbst ein Bild von der Qualität der Veranstaltung zu machen.
Nutzen von Qualitätsindikatoren: Prüfen Sie verfügbare Qualitätsindikatoren wie Fläche, Besucher- und Ausstellerzahlen in der AUMA-Datenbank.
Förderprogramme prüfen: Insbesondere für Unternehmen, die erstmals auf einer Messe ausstellen oder ins Ausland gehen, können Förderprogramme des Bundes und der Länder hilfreich sein. Infos hierzu finden Sie ebenfalls auf der AUMA-Website.

Gegencheck: Woran erkennen Sie, dass eine Messe die richtige für Sie ist?

Das Produktprogramm Ihres Unternehmens ist in der Nomenklatur (Verzeichnis der Produkte und Warengruppen, die auf einer Messe ausgestellt werden dürfen) der Messe enthalten.
Ihre Wettbewerber stellen ebenfalls auf der Messe aus.
Der Besucherquerschnitt trifft weitgehend die Zielkunden Ihres Unternehmens.
Die Messe wächst, d. h. die Aussteller- und Besucherzahlen steigen von Jahr zu Jahr.
Branchenverbände unterstützen das Messekonzept.
Die bekanntesten Fachzeitschriften Ihrer Branche sind Medienpartner der Messe.

Ihren Messeauftritt sollte Sie stets gut überlegt und strategisch planen. Nutzen Sie hierfür die Vielfalt an Informationsquellen und Erfahrungswerte, um Ihren Messeauftritt zum Erfolg zu führen.

Gerne können Sie sich auch an uns, die Externe Messeabteilung, wenden. Als Messebauer mit mehr als 20 Jahren Erfahrung in der Messe- und Kongresswirtschaft haben wir auf unzähligen Messen im In- und Ausland für unsere Kunden Messestände konzipiert und vor Ort realisiert. Wir können daher sehr gut einschätzen, ob der Besuch einer bestimmten Messe für Ihr Unternehmen erfolgversprechend ist.

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